מדריך למנהלי כספים: איך בונים מדיניות אשראי מסודרת, מדרגים לקוחות, מנטרים חשיפה לאורך זמן ומגנים על תיק החייבים מפני חובות אבודים.

ניהול סיכוני אשראי

בנייה חכמה של מדיניות שמגנה על תיק החייבים

זה יכול לקרות כמעט בכל חברה: לקוח ותיק וגדול, שמייצר כבר 30% ממחזור המכירות של החברה, מבקש לפתע להגדיל משמעותית את מסגרת האשראי שלו. מחלקת המכירות דוחפת לאישור מיידי, אבל לאף אחד אחר בחדר אין נתון ברור או כלל מסודר שמסביר האם המהלך הזה עלול לייצר סיכון משמעותי לחברה.

המטרה של מנהלי כספים ומקבלי החלטות היא לקבל החלטות על בסיס מדיניות מסודרת וכללים שנקבעו מראש, במקום להכריע לפי מי שמפעיל יותר לחץ בחדר הישיבות.

במאמר הבא נסביר מה כולל התחום הרחב של ניהול סיכוני אשראי, כיצד בונים מדיניות אשראי ללקוחות הלכה למעשה, איך מדרגים לקוחות, מדוע חשוב לבצע ניטור לאורך זמן ומה עושים כאשר חלק גדול מהחשיפה העסקית מתרכז אצל לקוח, ענף או שוק מסוים.

מה נכלל בניהול סיכוני אשראי ומה לא?

בשפתו של מנהל כספים, ניהול נכון של סיכוני אשראי אינו מתחיל בגבייה. הוא מתחיל הרבה קודם לכן.

התהליך כולל זיהוי של החשיפה הקיימת והעתידית, קביעת מדיניות ארגונית, בניית נוהל למתן אשראי ללקוחות, אישור לקוחות בהתאם לרמת הסיכון שלהם, בקרה וניטור שוטפים וגיבוש תוכנית פעולה ברורה לטיפול בחריגות.

חשוב גם להבין מה אינו נמצא בליבת התחום. הליכי גבייה משפטיים באמצעות ההוצאה לפועל וניהול תזרים המזומנים הכללי של החברה (Treasury) הם אמנם תחומים משיקים, אך אינם תחליף לניהול הסיכון שנוצר עוד בשלב שבו החברה מחליטה האם לתת ללקוח אשראי, באיזה היקף ובאילו תנאים.

מדוע התחום הזה נופל לעיתים בין הכיסאות? משום שהאינטרסים בארגון אינם תמיד זהים. מחלקת המכירות שואפת לסגור עסקאות ולהגדיל את המחזור, בעוד שמחלקת הכספים אחראית לשמור על התזרים ולצמצם את הסיכון לחובות אבודים.

ללא מדיניות ברורה ומוסכמת מראש, אותו ויכוח עלול לחזור בכל פעם שלקוח מבקש להגדיל את המסגרת, להאריך את תנאי התשלום או מתחיל להתעכב בתשלומים.
 

ארבעת המרכיבים של מדיניות אשראי

מדיניות אשראי אינה חייבת להיות מסמך תיאורטי ארוך ומסורבל. להפך: מדיניות טובה צריכה להיות ברורה, תכליתית ויישומית, ולקבוע מראש מי מוסמך לקבל החלטה ועל בסיס אילו נתונים.

כך הופכת החלטה על מתן אשראי לאחידה יותר, מקצועית יותר ופחות תלויה בשיקול דעת נקודתי.

מסמך מדיניות אשראי צריך לכלול לפחות את המרכיבים הבאים:

מי מוסמך לאשר ובאיזה סכום?

יש להגדיר בצורה ברורה את סמכויות האישור בארגון.

לדוגמה, ניתן לקבוע שמנהל תיק רשאי לאשר מסגרת עד 50,000 ₪, סמנכ"ל מכירות עד 200,000 ₪, וכל סכום מעבר לכך דורש את אישורו של סמנכ"ל הכספים.

המטרה היא למנוע מצב שבו חשיפה משמעותית מאושרת ללא הגורם המתאים ובהתאם ללחצים מסחריים נקודתיים.

למי שמעוניין להעמיק במונחים הקשורים למסגרות אשראי, חשיפות וחובות לקוחות, ניתן להיעזר במילון מונחי ביטוח האשראי וניהול החובות.

אילו נתונים נדרשים לפני האישור?

יש לקבוע מראש אילו מסמכים ומקורות מידע נדרשים במסגרת תהליך אישור האשראי ללקוח.

בהתאם להיקף החשיפה, ניתן לדרוש בין היתר דוחות כספיים, פרטי התאגדות, מידע עסקי, נתונים על מוסר תשלומים והמלצות מספקים.

ככל שהחשיפה המבוקשת גבוהה יותר, כך גם עומק הבדיקה צריך לגדול.

אילו תנאי תשלום ניתן לתת?

מדיניות האשראי צריכה לקבוע גם את תנאי הבסיס הנהוגים בחברה.

לדוגמה, אם תקן החברה הוא שוטף + 60, יש להגדיר מראש באילו נסיבות ניתן לחרוג ממנו, מי רשאי לאשר את החריגה ומהי רמת הסיכון המקסימלית שמוכנים לקבל.

מה קורה במקרה של חריגה?

מדיניות טובה אינה עוסקת רק באישור האשראי, אלא גם במה שקורה כאשר משהו משתבש.

יש לקבוע מי מקבל התראה במקרה של פיגור, מתי נעצרים משלוחים, באיזה שלב נדרשת בחינה מחודשת של המסגרת ומתי מופסק מתן האשראי לחלוטין.

מעל סף חשיפה מסוים, ההחלטה כבר אינה צריכה להיות בסמכותו הבלעדית של מנהל אשראי בודד. במקרים כאלה נכון להעביר את ההחלטה לוועדת אשראי בחברה, שתבחן את העסקה אל מול פרופיל הסיכון הכולל של הארגון.
 

איך מדרגים לקוח - מה בודקים ובאיזה סדר?

כאשר מבצעים הערכת סיכון ללקוח, נכון לבנות את תהליך הבדיקה מהשלב הפשוט והמהיר ביותר ועד לבדיקות העומק.

העיקרון המרכזי הוא שעומק הבדיקה צריך להתאים לגודל החשיפה הפוטנציאלית.

אין היגיון להשקיע את אותם משאבים בבדיקת לקוח שמבקש מסגרת של אלפי שקלים ובבדיקת לקוח שהחשיפה אליו עלולה להגיע למאות אלפי או מיליוני שקלים.

בדרך כלל ניתן להתחיל מנתונים בסיסיים על החברה, ותק פעילותה, היסטוריית תשלומים והתנהלות מסחרית, ובהמשך להרחיב את הבדיקה למקורות מידע נוספים ככל שהחשיפה גדלה.

ומה קורה כאשר מדובר בחברה פרטית קטנה או בעוסק מורשה שאין לגביהם דוחות כספיים רשמיים ונגישים?

במקרים כאלה ניתן להסתמך על מספר מקורות במקביל: מידע על מוסר תשלומים מול ספקים אחרים, מידע משפטי גלוי, נתונים עסקיים זמינים, היקף הפעילות בפועל ומידע פיננסי שהלקוח מוכן למסור במסגרת תהליך האישור.

המטרה אינה למצוא נתון יחיד שייתן תשובה מוחלטת, אלא להרכיב תמונת סיכון רחבה ככל האפשר.

ריכוזיות ופיזור – הסיכון שלא רואים כשבודקים כל לקוח בנפרד

ניהול נכון של אשראי לקוחות לא מסתכם בשאלה האם כל לקוח בפני עצמו מסוגל לעמוד בהתחייבויותיו.

גם תיק שמורכב מלקוחות יציבים יחסית עלול להפוך למסוכן אם חלק גדול מדי מהחשיפה מרוכז אצל לקוח אחד, במספר מצומצם של לקוחות או בענף מסוים.

לדוגמה, חברה יכולה להחזיק עשרות לקוחות פעילים, אבל אם לקוח אחד אחראי ל־30% מהמכירות שלה, קריסה של אותו לקוח עלולה להיות אירוע משמעותי מאוד מבחינת התזרים והפעילות העסקית.

לכן, לצד בדיקת הסיכון של כל לקוח בנפרד, חשוב לבחון גם את מבנה תיק האשראי כולו.

בין היתר, כדאי לבדוק:

• מהי החשיפה ללקוח הגדול ביותר ביחס להון העצמי של החברה.
• איזה חלק מהמכירות מגיע מחמשת הלקוחות הגדולים.
• האם קיימת תלות גבוהה בענף מסוים.
• האם חלק משמעותי מהפעילות תלוי במדינה או בשוק יעד אחד.

כאשר מזוהה ריכוז גבוה, לא תמיד צריך לעצור את הפעילות עם הלקוח. ניתן לנהל את החשיפה בצורה מבוקרת באמצעות התאמת מסגרת האשראי, קיצור תנאי התשלום, קבלת בטוחות, הרחבת בסיס הלקוחות או העברת חלק מהסיכון לגורם חיצוני.

גם הסביבה העסקית שבה הלקוחות פועלים צריכה להיכנס לתמונה. הרעה במצבו של ענף מסוים או עלייה בסיכון במדינה שבה פועלים לקוחות מרכזיים עשויות להשפיע על רמת הסיכון של התיק, גם כאשר הלקוחות עצמם עדיין משלמים בזמן.

נתוני סיכון מדינה וסיכונים מגזריים יכולים לסייע למנהלי כספים להבין טוב יותר את הסביבה שבה פועלים הלקוחות ולזהות שינויי מגמה שעלולים להשפיע על החשיפה העסקית.

ניטור שוטף – כי אישור אשראי אינו החלטה חד־פעמית

אישור מסגרת אשראי הוא נקודת פתיחה, לא סוף התהליך.

אחד הכשלים הנפוצים בניהול אשראי הוא מצב שבו לקוח נבדק ואושר בתחילת ההתקשרות, אבל החברה ממשיכה לעבוד איתו במשך שנים מבלי לבחון מחדש האם רמת הסיכון השתנתה.

בזמן הזה יכולים להתרחש שינויים משמעותיים: הידרדרות במוסר התשלומים, שינוי בבעלות החברה, ירידה בפעילות העסקית, הרעה בענף שבו הלקוח פועל או גידול בהתחייבויות שלו.

כל אחד מהשינויים האלה עשוי להצדיק בחינה מחודשת של תנאי האשראי.

לכן, מדיניות אשראי אפקטיבית צריכה לכלול גם מנגנון ניטור. מומלץ להגדיר מראש אילו אירועים מחייבים בדיקה מחודשת של הלקוח.

לדוגמה: פיגור שחוזר על עצמו בתשלומים, בקשה חריגה להגדלת מסגרת האשראי, שינוי מהותי במידע הפיננסי של החברה, שינוי בעלות או הרעה משמעותית בתנאים העסקיים בענף שבו הלקוח פועל.

לצד ניטור אירועים חריגים, כדאי לבצע גם בחינה תקופתית של הלקוחות ושל תיק האשראי כולו, ולבדוק האם המסגרות ותנאי התשלום שנקבעו בעבר עדיין מתאימים לרמת הסיכון הנוכחית.

כך ניתן לזהות שינוי בסיכון לפני שהוא הופך לחוב אבוד.

ארבע דרכים להתמודד עם הסיכון שנשאר

גם לאחר שביצעתם בדיקות עומק, קבעתם מסגרות אשראי והפעלתם מנגנוני ניטור, תמיד נשארת רמה מסוימת של חשיפה.

השאלה הניהולית החשובה היא מי יישא בהפסד במקרה שבו הלקוח לא יוכל לעמוד בהתחייבויותיו.

קיימות ארבע דרכים מרכזיות להתמודד עם הסיכון שנותר.

ספיגה עצמית והפרשה לחובות מסופקים

בגישה זו החברה בוחרת לשאת בעצמה בסיכון ומבצעת הפרשות חשבונאיות בהתאם.

היתרון הוא שאין עלות ישירה של העברת הסיכון לגורם חיצוני. החיסרון הוא שבמקרה של קריסת לקוח מהותי, הפגיעה בתזרים ובשורת הרווח עלולה להיות משמעותית ומיידית.

דרישת בטוחות מהלקוח

ניתן לצמצם את החשיפה באמצעות כלים כמו ערבות בנקאית, שטר חוב או ערבויות אחרות.

בטוחות עשויות להקטין את הסיכון, אך הן גם עלולות ליצור חיכוך מסחרי ולהקשות על העסקה, במיוחד כאשר המתחרים מציעים ללקוח תנאי אשראי גמישים יותר.

צמצום מסגרות והקשחת תנאי התשלום

דרך נוספת היא להקטין את החשיפה הישירה באמצעות הפחתת מסגרת האשראי או קיצור ימי האשראי.

המהלך יכול לצמצם את הסיכון, אך חשוב להביא בחשבון שהוא עשוי גם להשפיע על היקף הפעילות של הלקוח ועל פוטנציאל המכירות של החברה.

העברת הסיכון לגורם חיצוני

אפשרות נוספת היא להעביר חלק מהסיכון לגוף מבטח.

באמצעות פתרון כמו ביטוח אשראי מסחרי, החברה משלמת פרמיה מוגדרת ובתמורה מקבלת הגנה בהתאם לתנאי הפוליסה במקרה של חדלות פירעון או אירועי אשראי מכוסים.

כך ניתן להפחית את ההשפעה של חוב משמעותי על התזרים ולנהל חשיפה ללקוחות בצורה מבוקרת יותר.

במציאות, חברות רבות אינן בוחרות בדרך אחת בלבד, אלא משלבות מספר כלים בהתאם לרמת הסיכון.

לדוגמה, החברה יכולה לבחור בספיגה עצמית עבור חשיפות קטנות, לדרוש בטוחות במקרים מסוימים ולהעביר חלק מהסיכון הנובע מהלקוחות המהותיים לגורם חיצוני.

לסיכום

ניהול סיכוני אשראי אינו פעולה חד־פעמית שמתבצעת ברגע שבו לקוח חדש מבקש מסגרת. מדובר בתהליך מתמשך שמתחיל במדיניות ברורה וממשיך בבדיקת הלקוח, קביעת מסגרת מתאימה, בחינת הריכוזיות בתיק וניטור קבוע של שינויים ברמת הסיכון.

ככל שההחלטות מתקבלות על בסיס כללים ברורים ונתונים עדכניים, כך ניתן להפחית את התלות בשיקול דעת נקודתי ולשמור על איזון נכון בין צמיחה מסחרית לבין הגנה על התזרים.

הצעד הראשון הוא לבחון את תיק הלקוחות הקיים: לזהות היכן נמצאות החשיפות הגדולות ביותר, האם קיימת תלות חריגה בלקוחות או בענפים מסוימים והאם מסגרות האשראי שנקבעו בעבר עדיין משקפות את רמת הסיכון הנוכחית.

עבור חברות המבקשות להקטין את הסיכון הנובע מחובות לקוחות ולשמור על יציבות התזרים, ניתן לבחון כיצד ביטוח אשראי לעסקים משתלב כחלק ממערך ניהול הסיכונים הכולל.