בתנאים הכלכליים הנוכחיים, אפילו חשבונית אחת שלא שולמה עלולה לשבש את הפעילות העסקית, לפגוע באופן חמור בתזרים המזומנים – ואף לסכן את קיומה של החברה. עבור עסקים, גביית חובות אינה רק עניין תפעולי – אלא מנוף אסטרטגי להתגוננות מפני איחורים בתשלום או חדלות פירעון. הנה כמה טיפים לניהול יעיל של חובות פתוחים – לפני שיהפכו לאבידות.
ב-2024, תנאי תשלום ארוכים, איחורים תכופים, ועלייה בכמות ובסכום החשבוניות שלא שולמו – הם תופעה נפוצה כמעט בכל מדינה. ולא במקרה: אשראי B2B (עסקי לעסקי) הוא מקור המימון המרכזי במסחר. כיום, 85% מהחברות מתמודדות עם חשבוניות שלא שולמו, בלי קשר לגודל או תחום הפעילות שלהן. איחורים בתשלום אחראים לכ-25% ממקרי כשל עסקי, ומשפיעים ישירות על תזרים המזומנים, התוצאות העסקיות והיכולת להתפתח. לכן, גביית חובות הפכה לכלי אסטרטגי ראשון במעלה.
אוטומציה של תזכורות מונעות
זהו אחד האמצעים הפשוטים, המהירים והזולים ביותר ליישום – ברמת כל הארגון. פשוט הפכו את זה להרגל: שלחו תזכורת ללקוח לפני מועד התשלום – בטלפון או באימייל. לעיתים קרובות, תזכורת אחת מספיקה כדי להניע את התשלום.
מעבר לכך, מדובר גם בהזדמנות לבנות מערכת יחסים עם הקונה, לזהות תקלות מראש ולחזק תקשורת פתוחה.
"מעקב קבוע מזכיר ללקוח את המחויבות שלו ויוצר דיאלוג פתוח"
– ג’ואן ז’אר, מנהלת תחום גבייה ב-Coface צרפת
למה המעקבים חשובים כל כך?
- להבין את מצב הלקוח – בקשה לדחיית תשלום עשויה להעיד על קשיים פיננסיים, ולהצדיק מעקב צמוד יותר.
- לזהות סכסוכים או נקודות תסכול – כדי לפתור אותם עוד לפני שלב משפטי, ולהאיץ את התשלום.
ניהול פרואקטיבי ותגובה מיידית – זה המוטו החדש
גם בשלב הידידותי – תגובה מהירה היא המפתח להצלחה! כל יום חשוב, ולכן אין טעם לחכות: ברגע שהחשבונית מאחרת – התחילו בתהליך גבייה. אל תסמכו רק על מערכת היחסים עם הלקוח – היא עלולה להוביל לעיכובים נוספים. המטרה היא לשמור על ערנות גבוהה ולצמצם למינימום את הסיכון.
המשיכו לעקוב אחרי החייבים
גם אם הלקוח חייב כבר חודשים, זה לא אומר שהוא לא יוכל לשלם בעוד מספר ימים. שמרו איתו על קשר עקבי ומדוד – בדקו מה השתנה, והאם צפוי תשלום. גלו הבנה, אך עמדו על הדרישות.
לעיתים קרובות, הכסף פשוט טרם נכנס – אך כאשר ייכנס, הנושה שנמצא בקשר פעיל יהיה הראשון לקבל תשלום.
גייסו את הצוות, הציעו הסדרים – התמקדו בפתרונות
בשלב הידידותי ניתן לערב גם עובדים מתוך החברה – כמו נציג המכירות שמכיר את הלקוח. לעיתים יש לו מידע פנימי שיכול לעזור – או קשר ישיר עם אחראי התשלומים אצל הלקוח.
אפשר גם להשתמש בכלים נוספים:
- הזמנה חדשה מול חוב ישן – השתמשו בהזמנה עדכנית כדי להבטיח תשלום חוב קודם.
- הסדרי תשלום – הציעו ללקוח לוח תשלומים ידידותי, תוך שמירה על ביטחונות.
אל תחששו מהבירוקרטיה
תיעוד – למרות שלרבים הוא נשמע טרחני – הוא קריטי. לא מדובר רק על חשבונית: גם תעודת משלוח או הוכחת שירות הם חלק מהחבילה. גבייה מוצלחת נשענת על תיעוד מסודר.
מסמכים כאלה חיוניים להוכחת קיום החוב ולהתמודדות עם טענות עתידיות מצד הלקוח. אם תגיעו לבית משפט – תיק מתועד היטב יגדיל את הסיכוי לפסיקה מהירה ולטובתכם.
להיות רשמיים – ולשלוח התרעה
אם המאמצים הלא-רשמיים לא עובדים – עברו לפעולה פורמלית. שלחו מכתב התרעה רשמי, רצוי בדואר רשום עם אישור מסירה. פרטו במפורש את הכוונה לנקוט בהליכים משפטיים אם לא תתקבל התשלום בתוך פרק זמן מוגדר, כולל חיובי ריבית.
מכתבים רשמיים כמו מכתב התראה (מכתב התראה לפני תביעה) משדרים ללקוח רצינות – ומזכירים לו את ההתחייבויות המשפטיות שלו. אם זה לא עוזר, יש צעדים נוספים: התראה מוקדמת, צו תשלום, תביעה מקוצרת או תביעה רגילה – כל אלה אפקטיביים במקרים רבים.
"חשוב שכל התקשורת תהיה מתועדת בכתב. גם אימייל יכול לשמש כהוכחה בבית משפט"
– ג’ואן ז’אר
טיפ אחרון: תנו למומחה לטפל בחובות הקשים
כפי שראינו – גבייה פנימית דורשת זמן, מיומנות, תיעוד... ואין שום הבטחה להצלחה. ככל שהחוב ישן יותר – כך סיכויי הגבייה נמוכים יותר.
כחברה מובילה עולמית בניהול סיכוני אשראי מסחרי, Coface מציעה שירותי גבייה שמגדילים את הסיכוי לגבות את החוב. עם 200 מומחים מקומיים ו-250 שותפים משפטיים – אנו פועלים ב-190 מדינות, תוך העדפת פתרונות ידידותיים בזכות היכרות עמוקה עם השווקים, החוקים ודפוסי התשלום המקומיים. והכי טוב? התשלום הוא רק על חוב שנגבה – בלי סיכון עבורך.
למידע נוסף – צור קשר עם המומחים של Coface וקבל פתרון גבייה מותאם אישית.
